Patientendaten ohne eGK

Die elektronische Ersatzbescheinigung soll das Verfahren für Praxen und Krankenkassen vereinfachen, wenn die eGK nicht eingelesen werden kann, weil beispielsweise die Patientin oder der Patient sie vergessen hat oder sie defekt ist.

Die Versicherte oder der Versicherte kann ab sofort diese elektronische Bescheinigung als Nachweis über seinen Versicherungsstatus nutzen. Diese Bescheinigung wird über den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikationsinfrastruktur für das Gesundheitswesen) automatisiert und innerhalb weniger Minuten an die Praxis übermittelt.

So funktioniert das Verfahren:

Die Patientin oder der Patient kann über die Krankenkassen-App auf dem Smartphone oder Tablet eine elektronische Ersatzbescheinigung bei der Krankenkasse anfordern. Dabei gibt sie oder er die KIM-Adresse der Praxis an, an die die Bescheinigung gesendet werden soll. Um diese Eingabe der KIM-Adresse zu erleichtern, können Praxen diesen als QR-Code zur Verfügung stellen.

Sobald die Krankenkasse die Anfrage erhält, wird die elektronische Ersatzbescheinigung automatisch erstellt und per KIM an die Praxis gesendet. In der Praxis angekommen, können die Versichertendaten direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS) übernommen werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Praxen können die elektronische Ersatzbescheinigung als weitere Möglichkeit auch direkt im Auftrag des Versicherten bei der Krankenkasse anfordern, wenn das Praxisverwaltungssystem (PVS) diese Funktion anbietet. Der Datenaustausch erfolgt dann ebenfalls über KIM. Dieser Service ist für die Praxen freiwillig und wird auch ab Juli 2025 nicht zur Pflicht.

Praxen, die die elektronische Ersatzbescheinigung im Auftrag eines Versicherten anfordern, sollten die Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten dokumentieren. Diese Einwilligung muss freiwillig und nach ausreichender Information über die Datenverarbeitung erfolgen.

Freiwillig bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sie die Behandlung nicht von einer Einwilligung abhängig machen und dem Versicherten auch die Nutzung eines anderen Nachweises ermöglichen, zum Beispiel durch Nachreichen der eGK oder Verwendung des papierbasierten Ersatzverfahrens. Praxen dürfen aufgrund der fehlenden Einwilligung keine Behandlung verweigern.

Sollte die elektronische Ersatzbescheinigung nicht zur Verfügung stehen oder nicht genutzt werden, müssen Praxen weiterhin die üblichen manuellen Erhebungen vornehmen, um den Versicherungsstatus des Patienten zu bestätigen. Dazu gehören:

• Bezeichnung der Krankenkasse
• Name und Geburtsdatum des Versicherten
• Versichertenart (z. B. Pflichtversicherung, Familienversicherung)
• Postleitzahl des Wohnorts
• nach Möglichkeit auch die Versichertennummer

Die oder der Versicherte hat im Ersatzverfahren durch seine Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) zu bestätigen, dass er gesetzlich krankenversichert ist. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfall-/Vertretungsschein), sofern es im Notfalldienst versendet wird.

Ersatzverfahren für Kinder bis drei Monate einsetzen

Bei Kindern bis zum vollendeten dritten Lebensmonat, für die noch keine eGK der Krankenkasse oder ein ersatzweiser Anspruchsnachweis vorliegt, wenden Praxen das Ersatzverfahren an. Dazu werden folgende Daten erhoben:

• Bezeichnung der Krankenkasse, bei dem das Kind versichert ist
• Name und Geburtsdatum des versicherten Kindes
• Versichertenart
• Postleitzahl des Wohnorts
• nach Möglichkeit die Versichertennummer des Kindes

Durch eine Unterschrift auf dem Abrechnungsschein (Vordruckmuster 5) ist von einem Elternteil zu bestätigen, dass das Kind gesetzlich krankenversichert ist. Dies gilt nicht für das Vordruckmuster 19 (Notfall-/Vertretungsschein), sofern es im Notfalldienst versendet wird.

Leistungen ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt abrechnen

Erbringen Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten im laufenden Quartal ausschließlich Leistungen ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt (pAPK), werden die für die Abrechnung erforderlichen Daten – analog zum Ersatzverfahren – manuell im PVS erfasst. Bei bekannten Patientinnen und Patienten können sie diese auch aus den gespeicherten Versichertenstammdaten übernehmen.

Leistungen bei Fernbehandlung per Video abrechnen

Für die Videosprechstunde nach Anlage 31b BMV-Ä prüfen Praxen bislang bei einer ausschließlichen Fernbehandlung die Identität des Versicherten anhand der per Videotelefonie vorgelegten eGK.

Sollte die elektronische Gesundheitskarte nicht vorliegen oder ungültig sein und stattdessen eine elektronische Ersatzbescheinigung übermittelt worden sein, übernehmen Praxen seit dem 1. Oktober 2024 die Versichertenstammdaten aus der elektronischen Ersatzbescheinigung in das PVS.